如果在检查的时候发现出现了上述的情况那么应该立即停止使用，想办法找到故障原因并且解决。对智能密集柜的镜头，反光镜片等都要时常清洁，这样可以保证光源的清晰，同时也不会因为有障碍物的阻碍而导致光路不通的现象发生。
智能密集柜是带有复印功能的，但是复印达到一定的数量之后要进行维护，一般是复印数量达到3000张的时候，维护主要就是对复印机的各部件进行清洁。另外显影器的底部以及稿台玻璃也要注意清洁。 可见智能密集柜虽然在现实中使用起来特别的方便，不过还是要定期的进行维护，这样才能更好的延长智能密集柜的寿命，也可以在办公中减少故障的出现，影响到了日常的使用。
智能密集柜是可以为用户提供很多方便的，同时也可以大大的提高工作效率，只不过在使用的过程中要注意维护和保养，这才是延长其使用寿命的佳方法，智能密集柜一般对于大型的企业和事业单位使用比较频繁，所以工作人员一定要对智能密集柜进行了解。
档案用房要纳入计划，向设计部门提出档案用房的建筑要求。
2.档案用房要按照功能区分原则，力求达到功能合理，流程便捷。档案用房要实行“三分开”（档案库房、档案业务工作室和阅档室分开），档案库房面积应能容纳本机关10年内形成的全部档案，并能容纳由本机关自行保管（不向档案馆移交）的全部档案。
3.档案库房以东或南朝向为宜，屋顶、墙壁要具有隔热、防潮性能。在楼层安排上尽可能不用地下和档案柜高层。档案库房应集中布置，远离易燃、易爆场所，不能紧邻卫生间等潮湿、有污染源的部位。
4.档案库房要符合档案防护的基本要求，即防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠)。
5.档案库房净高不应低于2.40m。当有梁和通风管道时，其局部净高不应低于2.20m。为防止溢水流入库房，室内比室外楼地面应高出20mm。当档案库房与其他用房同层布置且楼地面有高差时，应采用坡道连通。
密集架清洁过程中档案柜好不要用湿布直接擦拭密集架表面，档案柜好选用纯棉织品的抹布，蘸上性质温顺的清洁剂，轻轻擦拭。
酸洗是为了除锈、磷化是为钝化铁皮表面，这样已经很好的达到了防锈的目的，虽然这样处理已经很好，但是夏季湿度较大，密集架更轻易发生氧化反应，所以密集架要放在干燥透风处。
密集柜主要是用来存放文件以及资料等，使用时可以保证文件的安全性，使用比较方便，对于密集柜在购买时要了解什么呢？下面来阅读下本篇文章：
1.钢板选材：购买密集柜要从钢板的厚度、材质、产地等进行辨别，材质的好坏直接影响到密集柜的使用寿命，要确密集柜有很好的承载力。
2.成型及焊接：这一要素关系密集柜柜体以及柜门与门框之间的间隙，过大则防撬功能减弱。
备案每月响应将文件保存到的文件进行一次检查，每年节省的库存检查，并做好检查库存记录，发现问题要及时报告，并采取适当的措施。2防高温，防潮：记录存储温度控制在14-24°C，每昼夜波动不超过±2°C，相对湿度介于45％-60％，每天晚上波动不超过±5％。
库房应配备温度和湿度，温度和湿度控制设备应配备空调，除湿机，加湿器等。当温度和湿度比标准的，必须采取措施，以符合相应的记录存储柜或壁挂式空调安装的要求。防阳光直射，紫外线辐射：使用人工照明，应选乳白色防爆灯罩的白炽灯。
当荧光灯筛选抗紫外线及防火安全的措施。Windows中，您要安装的防光窗帘，避免阳光直射文件。防虫害：记录存储的温度和湿度控制在标准范围内的昆虫和霉菌密集柜物应放置在文件柜和及时更换。可以配备和纯化库房空气的条件财政部臭氧发生器。
病虫鼠害控制，管道穿过墙壁或地板，地面非可燃材料，包装密集的应用。其他的孔壁也应采取防护措施。防尘，防污染：记录存储箱要保持清洁，无灰尘的内阁，在地面上使用的真空吸尘器，拧干的抹布拖把清洁。随着存储用品和文件被严格禁止。
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