智能档案柜可广泛用于部队、政府、医院、银行、公检法系统、金融机构、院校、图书馆、档案馆、研究所、设计所、海关、企业和事业单位等。以上领域每天都会产生海量数据，并且将这些数据放入磁带、档案或纸张等存储介质中。这样会造成大量存储介质的产生。而传统的管理方法，就是将存储介质存放在简单的铁皮柜中，依靠专门的人员进行管理。而且随着数据量的增加，就会造成人力成本大大提高，工作效率低下等情况。而智能档案柜就可以解决以上所遇到的全部问题，并且还能够提高息化建设的效率，明显增加实际利益。智能档案存储柜通过软件进行档案的查找、借阅和归还等操作，并可以进行智能定位，方便管理者查找和管理，节省管理成本，提高工作效率。
密集柜的传动机构采用精密HR1204双排珠内调心的轴承、密集柜专用链条、传动轴采用胶0㎜、45＃实心钢、双轴传动，移动灵活、摇动轻便。而且随着数据量的增加，就会造力成本大大提高，工作效率低下等情况。当正常运行时，每经过一层斗板，"层号"指示灯会闪烁一次。二、电动控制方式自动控制系统出现故障不能排除时，可将切换开关拨至"电动"位置，按下"上行"或"下行"按键，机器即可向上或向下运行，以达到应急使用的目的。智能档案柜（可订制为智能文件柜，智能档案柜）智能档案柜就是在档案柜的基础上加安装了单片机控制器，LED灯，通过计算机控制LED灯发光定位的档案管理设备。也可无须预置"设定层"而直接运转，此时只需按住"上行"或"下行"键，设备就会直接运转。
档案管理员只需输入需要查找的人名、编号或其实息后确认，所需档案自动转送到操作出口供存取。该档案柜具有智能存取，数字查询、盘库报表和权限设置等功能。广泛应用于干部人事、财务综合等各种档案管理。存取档案方便快捷，在设计上充分利用空间，能够在占地面积小的情况下充分利用现有的空间高度，节约占地面积。全封闭存储档案可以有效的避免灰尘、阳光等侵害，提供了双锁安全设置，防止未授权存取。支架与柜壳一体化制成，更加坚固，承载能力强。具有保密权限功能，密码正确方可进入存取档案操作。存储空间可自动进行优化。可节省档案存取时间。操作简单易懂，处理功能卓越，可实行档案网络化管理，并可与中心的MRP、ERP系统进行无缝集成。
自动选层档案柜企业形象为了能获得社会大众的认同，必须是个性化的、与众不同的，因此差异性的原则十分重要。
差异性首先表现在不同行业的区分，因为，在社会性大众心目中，不同行业的企业与机构均有其行业的形象特征，如化妆品企业与机械工业企业的企业形象特征应是截然不同的。在设计时必须突出行业特点，才能使其与其它它行业有不同的形象特征，有利于识别认同。其次必须突出与同行业其它企业的差别，才能独具风采，脱颖而出。
有效性是指企业经策划与设计的VI计划能得以有效地推行运用，VI是解决问题学，不是企业的装扮物，因此能够操作和便于操作，其可操作性是一个十分重要的问题。
企业VI计划要具有效性，能够有效地发挥树立良好企业形象的作用，首先在其策划设计必须根据企业自身的情况，企业的市场营销的地位，在推行企业形象战略时确立准确的形象定位，然后以此定位进行发展规划。在这点上协助企业导入VI计划的机构或个人负有重要的职责，一切必须从实际出发，不能迎合企业领导人一些不切合实际的心态。
企业在准备导入VI计划时，能否选择真正具有策划设计实力的机构或个人，对VI计划的有效性也是十分关键的。VI策划设计是企业发展一笔必要的软投资，是一项十分复杂而耗时的系统工程，是需要花费相当经费的。
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