防盗防盗是防止人为原因破坏档案的必要措施。安装必要的防盗设施，有条件的企业可以采取电子警报装置，确保档案的存放安全。防火火灾是能够对档案造成重大损失的直接隐患。因而，档案库房必须在满足消防要求上采取必要措施做好防护。
在库房的装修装饰上不应采用易燃材料，如一般木料、塑料等，而应使用耐燃、阻燃的材料如防火材料门、耐燃窗帘、电线等。同时应添置必须的消防器材，如灭火器等，有条件的企业还可以加装消防警报装置。防霉在炎热、的环境下，档案极易发生霉变。
防光光线中的紫外线辐射对纸张中的纤维素和木质素都有很大的直接破坏作用，使纸张强度降低，因而档案橱、柜等应安放在避免日光直晒之处，较难避开的，可采用悬挂遮阳窗帘来防止光线照射档案，也应尽量避免灯光长时间直射档案。
档案一旦长霉，霉菌很难除去，渗透到纸张内部的霉菌还会使纸张的牢固性在数天之内降低，因此，档案应置于通风处，若发现档案已经生霉，则可用软刷、干布等蘸取或的酒精擦去霉菌，然后晾干。防虫档案一旦被虫蛀，严重者千百孔，不可收拾。
表面静电喷塑：热固性粉沫塑料粉。档案密集架列前宽度500mm，层高310mm，6层。轨道条数按列长（节数）进行分配。3节为两条轨道5节为三条轨道，7节为四条轨道。以此类推。档案密集架底盘采用3mm国产优质冷轧钢板预制式组焊而成，生产时由整块板材切割折弯而成，底盘结构坚固，互换性好，安装方便，底盘承重每平方米大于800KG。
在板材焊接加工过程中表面有防护膜贴面，避免出现压痕、划痕。在焊接过程中做到无焊点、焊瘤、假焊现象，焊面光洁平整，无尖凸起等缺陷。架体表面处理：全部采用陀灰色环氧塑脂粉末静电喷塑，喷塑后表面平整、光洁、表面硬度高不易划伤，耐腐蚀性强，永不裉色，保证不生锈，美观大方。
档案密集架导轨安装后，单根导轴的直线度为大于0mm/m5m中不大于0mm.两根导轴水平高度偏差不大于0mm/m全长不大于0mm。手动密集架两根导轨宽度之间的平行度偏差不大0mm/m全长不大于0mm导轨对接处高低差不大于0.3mm。
门缝间隙在工装保障的前提下，均匀一致在1～2mm之间。各部安装应牢固可靠，无松动现象，各结构件和架体无明显变形，密集柜架体无倾斜现象。每标准节组合后外形尺寸（长、宽、高）的极限偏差为不大于正负2mm。
摆放密集柜的档案室要少开窗户，尤其是阴雨天气里，当然假如档案室里有除湿机那样，尤其是在空气湿润的南方来说，档案室存放了档案密集柜后，拥有档案除湿机是必不可少的。密集柜出厂之前都是经过酸洗磷化然后静电粉末喷塑而成的。
酸洗是为了除锈、磷化是为钝化铁皮表面，这样已经很好的达到了防锈的目的，虽然这样处理已经很好，但是夏季湿度较大，档案密集柜更轻易发生氧化反应，所以档案密集柜要放在干燥透风处。运输过程中尽量避免磕碰，防止表面损坏导致柜体锈化。
放置的地面要保持干燥，防止受潮、碱化。放置时要轻拿轻放，保持水平，并且要与墙面保持一定距离。柜体表面要保持清洁。如果表面不洁净，请先用清洁剂擦拭，再用干布擦拭干净。避免与酸碱液体，防止柜体被腐化。
木质开放式档案密集架具有生产工艺简单，造价低，利用档案比较方便等优点。但是不利于防光、防尘和防潮等。活动式密集架是在档案架的基础上采用轨道把多个架列密集到一起，使档案在单位面积上的存贮量，节省面积可达50%以上，并有防火、防盗、防尘等优点。
密集架固定列移动列可采用安装240*128点阵蓝底触摸液晶屏（选装系统），此触摸液晶屏能接收由电脑数据库传送下来的数据，能自动显示密集架中温度与湿度，并能浏览电脑中的档案数据库，管理人员能直接在此触摸屏上操作密集架，并可通过查询到的数据直接打开此区中任何相对应的密集架，方便，快捷。
智能型密集架控制系列是通过计算机发送指令，可对密集架各区，列进行远程灵活操控（通过点南电脑界面上的模拟图形能随意操控实际中的密集架，也可通过数据库中档案资料直接打开与资料相对应的密集架）。为了防止由于电压高低等原因引起触摸屏损坏使管理人员无法使用电动功能操控密集架，本系统物增设了LED数字显示数码管操控装置，可显示档案资料列/节/层信息，按功能与触摸屏液晶保持同步。
密集架安装的位置也是有讲究的，一不小心就可能损坏储存的文件，所以储存时需要注意这几个方面：，放置空间的环境必须是防水防潮，因为档案资料大多是纸质的，一旦在的环境内，即使密集架有防潮隔尘的作用，也经不起长期的存储。
一般存储文档的适合温度是14℃-24℃±2℃之间，相对湿度在45%-60%±5%之间，在这区间的温度和湿度是有利于档案长久储存的。第二，安装的空间大小是有要求的，安装密集架对面积的要求很高，空间太小不适合安装密集架，活动空间不行，对文件的拿取不便。
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